Ενημέρωση των αρμοδίων για τα προβλήματά μας

Όταν χρειαστεί να επικοινωνήσουμε γραπτά με δημόσιες υπηρεσίες, πρέπει από τη μία να το κάνουμε πάντα όταν πρόκειται για σοβαρά θέματα που θέλουμε μια απάντηση ή λύση και από την άλλη να είμαστε πλήρεις και σαφείς στο τι ακριβώς ζητάμε.
Όλα ξεκινάνε με την συμπλήρωση μιας ΑΙΤΗΣΗΣ. Στο πρωτόκολλο κάθε υπηρεσίας θα πρέπει να υπάρχουν έντυπα αιτήσεων για συμπλήρωση. Να θυμόμαστε ότι είναι δικαίωμα του κάθε πολίτη να καταθέτει γραπτά αιτήματα στις δημόσιες υπηρεσίες και να αναμένει την απάντησή τους.
Πάνω στην αίτηση θα πρέπει αρχικά να αναφέρουμε οποσδήποτε ονοματεπώνυμο, διεύθυνση και τηλέφωνο. Στη συνέχεια θα πρέπει να αναφέρουμε όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με το πρόβλημα που αναφέρουμε (τόπος – χρόνος – κανονισμοί που μπορεί να ισχύουν) ώστε όποιος τα διαβάσει να μπορεί να έχει ξεκάθαρη εικόνα για το θέμα.
Η αίτηση αυτή μετά παίρνει αριθμό πρωτοκόλλου στη Γραμματεία ή Πρωτόκολλο Εισερχομένων της Υπηρεσίας. Τον αριθμό αυτό με την ημερομηνία υποβολής τα κρατάμε μαζί με αντίγραφο της αίτησης για αναφορά στο μέλλον. Καλό είναι να ζητήσουμε και το τηλέφωνο επικοινωνίας με τη Γραμματεία.
Μπορεί μέχρι εδώ η διαδικασία να ακούγεται ανούσια, αλλά ΔΕΝ είναι. Αν δεχτούμε ότι το Δημόσιο είναι ένα χαρτοβασίλειο, με τον τρόπο αυτό βάζουμε το δικό μας ‘χαρτί’ στο σύστημα και ως γνωστόν τα χαρτιά/γραπτά μένουν και μπορούμε να τα επικαλούμαστε όταν χρειαστεί. Με δύο λόγια, χρησιμοποιούμε τον τρόπο λειτουργίας του για λογαριασμό μας.
Σε πρώτη φάση μπορούμε να επικοινωνήσουμε με τη Γραμματεία μετά από λίγες ημέρες, να αναφέρουμε τον αριθμό πρωτοκόλλου και να ζητήσουμε το όνομα, ίσως και το τηλέφωνο, του υπαλλήλου που του ανατέθηκε το θέμα μας. Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να ενημερωνόμαστε ακόμα και από το τηλέφωνο για την πορεία του αιτήματός μας και παράλληλα να το υπενθυμίζουμε στους εμπλεκόμενους, ώστε να μην ‘ξεχνιέται’.
Εδώ θα πρέπει να αναφέρω το πιο σημαντικό σχετικά με τα αιτήματα πολιτών προς το δημόσιο, που ελάχιστοι το γνωρίζουν: Οι δημόσιες υπηρεσίες είναι υποχρεωμένες να ανταποκρίνονται στις αιτήσεις των πολιτών μέσα σε διάστημα 50 ημερών από την υποβολή τους. Αυτό σημαίνει ότι στο διάστημα αυτό θα πρέπει είτε να έχουν απαντήσει στο αίτημα, είτε να ενημερώσουν τον πολίτη για το στάδιο όπου βρίσκεται το θέμα του και για τον εκτιμούμενο χρόνο απάντησής του.
Κάποιοι φίλοι θα σκεφτούν ότι είναι πιθανό να μην υπάρξει τέτοια ανταπόκριση. Στην περίπτωση αυτή μπορούμε να υποβάλλουμε νέα αίτηση, αναφέροντας την αρχική και θυμίζοντας το θέμα που μας απασχολεί. Στο τέλος του κειμένου μπορούμε να συμπληρώσουμε τη φράση ‘Επιφυλάσσομαι για την άσκηση των νομίμων δικαιωμάτων μου’. Με τη φράση αυτή υπονοούμε ότι αν πάλι μας αγνοήσουν μπορούμε να απευθυνθούμε στον Συνήγορο του Πολίτη για να παρέμβει για βοήθεια μας, όπως θα δούμε σε άλλο post.